Die ITK Rheinland geht beim e-Government mit gutem Beispiel voran und setzt künftig hausintern mit dem Produkt d.3 ecm der Firma Codia ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein, das komplette Prozesse und den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes abbilden und revisionssicher archivieren kann. Das Produkt d.3 ecm nutzt die ITK Rheinland bald nicht nur selbst, sie stellt es auch 5 Verbandsmitgliedern zur Verfügung. Der Einsatz bei weiteren Verbandsmitgliedern ist geplant. Da bislang unterschiedliche DMS-Systeme eingesetzt wurden, löst die ITK Rheinland diese derzeit sukzessive ab und stellt sie auf d.3 ecm um. Neben der Ablösung arbeitet sie aktuell daran, neue Funktionalitäten umzusetzen. So soll künftig mit dem neu eingesetzten DMS sowohl der Einsatz von Aktenplan-basierten e-Akten, der Aufbau bedarfsgerechter Fallakten als auch der Einsatz fertiger Archivlösungen mit Schnittstellen zu kommunalen Fachanwendungen wie ProBAUG ermöglicht werden. Durch die revisionssichere Aufbewahrung der elektronisch geführten Akten ist erstmals das vollständige Ersetzen einer vorhandenen Papierakte möglich. Eine e-Akte ist universell verfügbar, auch eine Mobilanbindung für alle elektronischen Akten ist bereits in Planung. Um den Lebenslauf der Akten zu vervollständigen, wird zudem eine Grundlage für die fristgerechte Aufbewahrung, Aussonderung und die Übergabe an das elektronische Langzeitarchiv dips.kommunal der Stadtarchivare geschaffen.
