Als einer der ersten kommunalen IT-Dienstleister in Deutschland setzt die ITK Rheinland die Robotic Process Automation Technologie ein. Die innovative Technologie ermöglicht es, an verschiedenen Stellen in Verfahren Abläufe zu vereinfachen. Seit die ITK Rheinland die Robotic Process Automation (RPA) Technologie im Rahmen eines Proof of Concept geprüft hat, wurde nicht nur die prinzipielle Durchführbarkeit des Vorhabens belegt, sondern auch untersucht, inwieweit der Einsatz von Software Bots/Robotern einen gezielten Mehrwert für die Verbandsmitglieder haben kann. Das Ergebnis ist durchgängig positiv: Sich wiederholende Tätigkeiten lassen sich automatisieren, Mitarbeitende können entlastet werden, Benutzerfehler, die z. B. beim Kopieren und Einfügen von Daten vorkommen, werden reduziert und Aufgaben werden schneller ausgeführt. Die ITK Rheinland nutzt die Technologie ab sofort bei einem Migrationsprozess ihres Dokumentenmanagementsystems. Der Software-Roboter hilft dabei, Akten aus dem früheren DMS in das neue Verfahren zu überführen. Der Einsatz der Technologie soll künftig bei den Verbandsmitgliedern im Rahmen der OZG-Umsetzung eingesetzt werden.
Der Einsatz von Software-Robotern kann in vielen Fällen die medienbruchfreie Abbildung von Verwaltungsprozessen ermöglichen, die den Bürgerinnen und Bürgern über das Bürgerservice-Portal bereitgestellt werden. Auf Seiten des Bürgerservice-Portals führt ein intelligenter Formularassistent die BürgerInnen durch den Prozess der Datenerfassung. Hierbei wird eine XML-Datei erzeugt, aus der der Roboter diejenigen Daten ausliest, die zur Falleröffnung in einer Fachanwendung nötig sind. Den Einsatz der Technologie bietet die ITK Rheinland künftig allen Verbandsmitgliedern an.
