Er ist kein Roboter wie WALL·E oder R2-D2. Denn er existiert nur virtuell als ‚Software-Roboter‘, ist aber ebenso unermüdlich und zuverlässig. Er übernimmt monotone Aufgaben und bereitet sie für mögliche Fachanwendungen auf. Die ITK Rheinland setzt diese innovative Technologie inzwischen bei mehreren Prozessen ein. Auch für die OZG-Umsetzung ist sie von wachsender Bedeutung.
Von manuell zu digital - bei der Robotic Process Automation (RPA) erlernt ein so genannter ‚Software-Roboter‘ repetitive oder zeitintensive manuelle Tätigkeiten und führt sie automatisiert aus. Er kann die Interaktion des Menschen mit dem System nachahmen, zum Beispiel versteht er, was auf Bildschirmen und in Formularen angezeigt wird. Er identifiziert Daten und liest sie aus, nimmt Tastatureingaben vor und führt verschiedene Aufgaben aus. Auf diese Weise werden Standardprozesse automatisiert und Abläufe vereinfacht. Sachbearbeiter können entlastet werden und sich auf die Fallbearbeitung fokussieren. Darüber hinaus ist ein Roboter rund um die Uhr einsatzbereit und macht keine Fehler, spart Zeit und Kosten.
Im Rahmen eines Ende 2020 durchgeführten Proof of Concept hatte die ITK Rheinland sowohl die Durchführbarkeit belegt als auch den gezielten Nutzen, den ein Einsatz von Software Robotern für die Mitgliedskommunen haben kann.
Inzwischen nutzt die ITK die Technologie produktiv im Rahmen von Migrationsprozessen sowie der Bereitstellung, Prüfung und Weiterverarbeitung von Daten.
Auch in Bezug auf die OZG-Umsetzung sieht die ITK Rheinland in der RPA großes Potenzial und bietet die Technologie allen Verbandsmitgliedern an. Die Roboter können Verwaltungsprozesse in der Fachanwendung medienbruchfrei von der Fallerfassung bis zur finalen Entscheidung durch den Sachbearbeiter abbilden. Auf Seiten des Bürgerservice-Portals führt ein intelligenter Formularassistent die Bürgerinnen und Bürger durch den Prozess der Datenerfassung. Die ITK hat ein entsprechendes, nach oben skalierbares Systemumfeld aufgebaut, um sämtliche Bedarfe der Akteure im Verbandsgebiet abzudecken.
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