Kita-Navigator

Der gemeinsam mit der Landeshauptstadt Düsseldorf entwickelte „Kita-Navigator“ ermöglicht online Vormerkungen bei Kindertageseinrichtungen (Kitas). Natürlich können Eltern ihr Kind auch wie bisher im Kindergarten selber registrieren lassen. Die Erfassung der Daten erfolgt dann vor Ort.

Die schnell erreichten hohen Anmeldequoten nach der Freischaltung des Navigators in den Städten sind ein Beispiel für die große Akzeptanz der Lösung. Selbst bei großen Kommunen meldeten bis zu 90 Prozent der Eltern ihre Kinder online an.

Das Bild zeigt die Kita-Navigator-Seite der Stadt Düsseldorf.

Mit diesem Kita-Navigator-System bekommen die Eltern einen umfassenden Überblick über alle Angebote der in Frage kommenden Kindertagesstätten und finden auch mit Hilfe der übersichtlichen Umkreis- oder Stadteilsuche garantiert und schnell die richtige Tageseinrichtung für ihr Kind. Eine Bildergalerie und die Beschreibung der Angebote bieten Eltern einen ersten Eindruck. Schnell und übersichtlich sind alle wichtigen Informationen zum Platzangebot, zu den vorhandenen Räumlichkeiten, dem Außengelände, zu pädagogischen Schwerpunkten oder besonderen Angeboten der Familienzentren zu finden.

Auch die Darstellung der Tagespflegestellen ist möglich. Allerdings können Eltern ihre Kinder dort nicht selber registrieren.

Das Bild zeigt den Kita-Navigator.

Im Navigator sind die Informationen immer gleichartig aufgebaut. Das erleichtert die Recherche, den Vergleich und die Entscheidung für einen oder gar mehrere Einrichtungen.  Danach können Eltern ihre Kinder selber online auf die Vormerklisten der favorisierten Einrichtung setzen. Hierfür ist einmalig eine Registrierung erforderlich, über die dann auch die gesamte Kommunikation erfolgt, es sei denn, die Eltern wünschen Briefe auf herkömmlichem Postweg.

Das Bild zeigt eien Test-Kita.

Wenn Eltern eine oder mehrere Kitas ausgewählt haben, können die für die Vormerkung eines Kindes erforderlichen Daten direkt in das System des Kita-Navigators eingegeben werden. Die ausgewählten Tageseinrichtungen setzen sich dann mit den Eltern in Verbindung, je nach Wunsch per Post oder auf elektronischem Wege. Darüber hinaus können Eltern in einem passwortgeschützten Bereich einen Überblick über den Stand der Vormerkung mit aktuellen Meldungen, wie zum Beispiel der Einladung zum Besuch einer Kindertagesstätte oder (nach einem persönlichen Gespräch) sogar der Platzzusage für das Kind erhalten. Falls in den gewünschten Tageseinrichtungen zum jeweils neuen Kindergartenjahr kein passendes Platzangebot vermittelt werden konnte, erhalten Eltern künftig eine einheitliche und zentral gesteuerte Information vom Jugendamt zum Stand ihrer Vormerkung. Damit werden Eltern schneller und gezielter informiert und ihnen kann eine zeitnahe Rückmeldung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für ihr Kind gegeben werden.

Für die Kitas und die Kommunen bietet das Online-Verfahren im Vergleich zu den bisherigen manuellen Anmeldungen zusätzliche Vorteile:
Das gesamte herkömmliche Auswahl- und Anmeldeverfahren wurde als Workflow digital nachgebildet.

Für den Vertragsabschluss generiert das Verfahren aus den Daten der Anmeldungen die erforderlichen Dokumente. Nach Vertragsunterzeichnung sind die Daten des Kindes bei allen anderen Kitas gesperrt. Damit vermeidet das Programm Doppelbelegungen, schafft Transparenz für die Jugendhilfearbeit und erleichtert die Verwaltungsarbeit.
Die stadtteilbezogene Ermittlung des Kita-Bedarfs ist mit dem Navigator auf Basis echter Vormerkungen und nicht nur durch Schätzungen möglich, zumal Kinder schon im frühesten Alter vorgemerkt werden können.
Kinder können für mehrere Kitas vorgemerkt, aber nicht doppelt gespeichert werden. Das Verfahren verhindert Dubletten und bereinigt Wartelisten jährlich automatisch.

Die Programmierung des Kita-Navigators erfolgte mit der Standard Webprogrammiersprache PHP und dem Datenbanksystem MySQL im Hintergrund. Dieses Verfahren wurde vom ersten Tag an vollständig von allen Partnern im Betreuungssystem akzeptiert. Dazu war es noch vor der Programmentwicklung unerlässlich, bestehende Verfahrensabläufe verschiedener Träger der Tageseinrichtungen bei der Platzvergabe exakt zu analysieren und zu erfassen. In umfangreichen Beteiligungsverfahren wurden die Anforderungen von Einrichtungsleitungen, Fachbereichsleitungen und Elternvertretungen aufgenommen.

Das Bild zeigt eine Grafik über die Verbindungen von Eltern etc. zum Kita-Navigator.

Mit dem neuen System wird auch das Ziel erreicht, den Verwaltungsaufwand in den Tageseinrichtungen zu reduzieren. Durch eine automatisierte Wartelistenbereinigung und den zentralen Versand von Statusinformationen werden weitere Hilfen geboten. Die übersichtliche Wartelistenverwaltung mit einem praxisorientierten Ablagesystem und vielseitigen Sortierfunktionen helfen neben den vielfältigen Hilfsfunktionen bei der Organisation der Vergabe der Betreuungsplätze. Den Einrichtungen bleibt in einer Vielzahl von Fällen die Dateneingabe in vorhandene Verwaltungsprogramme erspart, da eine Exportfunktion der im Kita-Navigator erfassten Daten vorgesehen wurde.

Die Vormerkung für einen Betreuungsplatz ist auch weiterhin direkt in den Tageseinrichtungen möglich. Zusätzlich werden in der Beratungsstelle „i-Punkt Familie“ und in den Düsseldorfer Bürgerbüros Möglichkeiten geboten. Der Düsseldorfer Elternbesuchsdienst informiert bei seinen Besuchen ebenfalls über die verschiedenen Kanäle und hilft im Bedarfsfall bei der Vormerkung. Tatsächlich wählen rund 80% der Eltern die Kommunikation über den Kita-Navigator und richten einen passwortgeschützten Zugang ein.

Mit der Umsetzung der Vorgaben des Kinderfördergesetzes stehen die Kommunen in den alten Bundesländern ab 2013 vor einer großen Herausforderung. Um den gesetzlichen Anspruch auf einen Betreuungsplatz für Kinder nach vollendetem ersten Lebensjahr zu gewährleisten, wird in Düsseldorf eine Vielzahl neuer Tageseinrichtungen in Betrieb gehen. Der Kita-Navigator liefert hier künftig wichtige Planungsinformationen, speziell für den Bedarf der unter Dreijährigen. 

Kommt in einer Tageseinrichtung ein Betreuungsvertrag zustande, wird die Vormerkung bei allen anderen Kindertageseinrichtungen unverzüglich gelöscht. Dadurch werden Kitaplätze nicht unnötig blockiert und die Übersicht ist ständig auf einem aktuellen Stand. Stadtteilgenaue Analysen zum Verhältnis von Angebot und Nachfrage sind für die Jugendhilfeplanung möglich. Dies hilft, ein aktuelles, bedarfsgerechtes und an den Wünschen der Eltern orientiertes Angebot bereitzustellen.

 

 

Aktuelles:

  • Aktuelle Kundenübersicht

  • Im Frühjahr 2017 werden die Kita-Navigatoren für den Kreis Heinsberg und die Städte Heinsberg, Hückelhoven, Geilenkirchen und Erkelenz freigeschaltet.

  • Eine Webschnittstelle wird ab Anfang 2017 einen Datenaustausch zu KitaPLUS ermöglichen. Bislang ist dieser Austausch aber schon "manuell" über ein vom Kita-Navigator zur Verfügung gestelltes XML-Dokument möglich.

  • 24 Städte und Kreise nutzen mittlerweile die Vorteile des Kita-Navigators. Seit 2016 bietet die neue "Kreisversion" die Möglichkeit alle Städte und Gemeinden in Kreisen unter einem Dach darzustellen. Diese Version kommt zum Einsatz, wenn das Kreisjugendamt die Jugendamtaufgaben aller kreisangehörigen Verwaltungen übernommen hat.

  • Im zweiten Halbjahr 2014 sind die Kita-Navigatoren der Städte Recklinghausen und Paderborn online gegangen.

  • Mit der neuen Programmversion, die seit Mitte November 2014 im Einsatz ist, stehen den Städten sehr flexible individuelle Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. So können nun ohne Programmieraufwand eigene Felder, Profile und FAQ eingepflegt werden.

Process Exellence Network ward

Der von der ITK Rheinland in Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Düsseldorf entwickelte „Kita-Navigator“, dem internetbasierten Informations- und Vormerksystem für Betreuungsplätze in den Kindertageseinrichtungen, siegte am 28. Januar 2014 beim Wettbewerb um den „Process Exellence Network
ward“ (PEX).

[Pressemitteilung]